Wat kost een ERP systeem?
Benieuwd naar de kosten van een ERP systeem? Deze kunnen nogal uiteenlopen, omdat een ERP systeem veel functionaliteiten bevat en de kosten afhankelijk zijn van hoe specifiek jouw wensen zijn. In deze blog bespreken we de verschillende elementen en functies van een ERP systeem die van invloed kunnen zijn op de kosten. Ook geven we je tips over hoe je een ERP systeem kunt kiezen dat binnen jouw budget past.
Welke modules zitten in een ERP systeem?
Een ERP systeem bestaat uit verschillende modules die nauw met elkaar samenwerken. Enkele belangrijke modules zijn:
Door alleen de modules te implementeren die relevant zijn voor jouw bedrijf, kun je kosten besparen en een systeem op maat creëren dat aan jouw specifieke behoeften voldoet.
Als er binnen jouw bedrijf een specifieke behoefte ligt bij het verbeteren van het voorraadbeheer, kan je ervoor kiezen om voor een systeem te kiezen waarbij de voorraadmodule gebruikt kan worden zonder dat andere modules ingericht hoeven te worden. Lig de prioriteit op het inzichtelijk maken of verbeteren van de planning? Dan ga je op zoek naar een systeem dat waarbij de planning te gebruiken is zonder dat andere modules hiervoor nodig zijn.
Met een maatwerk ERP systeem kies je zelf welke modules voor jou belangrijk zijn en welke specifieke wensen hierin verwerkt moeten worden. Zo creëer je een systeem dat aansluit bij de bestaande processen. Doordat de processen niet veranderd hoeven worden, is het makkelijker voor medewerkers om het systeem te gaan gebruiken en zal er ook een groter draagvlak zijn.
Welke functies kunnen worden toegevoegd?
Naast de basismodules kun je ook extra functies toevoegen aan je ERP systeem. Enkele voorbeelden zijn:
Het toevoegen van deze functies kan de functionaliteit van je ERP systeem verrijken, maar het is ook belangrijk om de kosten in overweging te nemen en alleen functies toe te voegen die echt waarde toevoegen aan jouw bedrijfsprocessen.
Voordat je op zoek gaat naar een geschikte software leverancier, bepaal je welke processen het belangrijkst zijn. Op welke plek worden op dit moment veel handmatige handelingen uitgevoerd? Waar in het proces worden (kostbare) fouten gemaakt doordat er veel menselijke handelingen aan te pas komen? Door dit soort vragen te beantwoorden, krijg je een scherp beeld van waar de meeste winst te behalen is. Hier begin je met digitaliseren. Staat de basis? Dan kan je aan een volgende stap gaan denken waarbij specifieke processen gedigitaliseerd worden die minder vaak voorkomen.
Hoe worden de kosten voor een ERP systeem bepaald?
De kosten van een ERP systeem worden beïnvloed door verschillende factoren. Allereerst speelt de complexiteit van jouw bedrijfsprocessen een rol. Hoe complexer de processen, hoe meer configuratie en maatwerk er nodig is, wat de kosten kan verhogen. Daarnaast zijn het aantal gebruikers en het aantal modules en functies die je wilt implementeren ook van invloed op de kosten. Houd rekening met aanvullende kosten, zoals implementatie, training en onderhoud. Al deze factoren bepalen het totale kostenplaatje van jouw ERP systeem.
De kosten zijn onder te verdelen in twee categorieën:
- Ontwikkelings- en implementatiekosten: dit is de investering die gedaan wordt om specifieke functionaliteiten te ontwikkelen die ervoor zorgen dat de software aansluit bij jouw bedrijfsprocessen. Deze kosten worden eenmalig berekend aan het begin van het traject. Als er op een later moment extra functionaliteiten gewenst zijn, worden hier ook ontwikkelingskosten voor bepaald.
- Onderhouds- en licentiekosten: dit zijn de terugkerende kosten voor het opslaan van data in het systeem en onderhouden van de software. Vaak zijn deze kosten afhankelijk van het aantal gebruikers en de functionaliteiten van het ERP systeem.
Wil je een maatwerk ERP systeem laten ontwikkelen in traditionele codetaal, dan kost dat al snel €50.000 en kan oplopen tot meer dan €500.000. Een alternatief voor dit kostenplaatje, is om te kiezen voor een no-code ERP systeem waarbij alleen de belangrijkste functionaliteiten worden gebouwd. Doordat je je richt op de functies die de meeste waarde toevoegen, en hierbij gebruik maakt van no-code techniek, kan je de investering aanzienlijk verlagen.
Kies je voor 4 modules waarbij de nodige maatwerk functionaliteiten ontwikkeld moeten worden om alles op jouw bedrijf te laten aansluiten? Denk dan aan een investering vanaf €20.000 waarbij de eerste versie na 8 tot 10 weken in praktijk getest kan worden.
Welke elementen en functies hebben invloed op de kosten?
Naast de basismodules en extra functies zijn er nog andere factoren die de kosten van een ERP systeem kunnen beïnvloeden. Bijvoorbeeld, de mate van maatwerk die nodig is om het systeem aan te passen aan jouw specifieke behoeften kan invloed hebben op de kosten. Hoe meer maatwerk, hoe hoger de kosten. Ook kan de keuze tussen een cloud-based systeem en een on-premise systeem een verschil maken in de kosten.
Wil je dat het ERP systeem “praat” met bestaande software binnen jouw bedrijf? Dat kan. Zo laat je bijvoorbeeld de voorraadmodule automatisch een order naar jouw belangrijkste leverancier sturen zonder dat je daarvoor de app hoeft te verlaten. Of je haalt klantgegevens op uit een bestaand boekhoudpakket, zodat hier geen dubbele handelingen voor nodig zijn. Voor het maken van zo’n koppeling wordt een API gebruikt. Afhankelijk van de gegevens die uitgewisseld moeten worden, en de complexiteit van het te koppelen programma, worden de kosten bepaald. Dit kan uiteenlopen van €1.500 voor een simpele koppeling, tot meer dan €7.500 voor complexe koppelingen waarbij veel gegevens uitgewisseld worden.
De kosten voor complexe koppelingen kunnen behoorlijk oplopen, maar dit betekent vaak ook dat er veel handmatige handelingen geschrapt kunnen worden. Zo kan je de investering voor de koppeling toch snel terugverdienen.
Een ERP systeem zonder code
Naast de hoge kosten bij standaard ERP software, ervaren veel mkb’ers problemen met beperkte mogelijkheden tot maatwerk. Is maatwerk nodig om software aan te laten sluiten op jouw processen? Door te kiezen voor een no-code oplossing, kan je tegen een lagere investering profiteren van maatwerk voor de belangrijkste processen binnen jouw bedrijf. Naast een lagere investering, brengt dit nog meer voordelen met zich mee:
Voor mkb’ers die hun werk wat makkelijker willen maken en op zoek zijn naar een passend ERP pakket op maat, is een no-code oplossing het overwegen waard. Zo kan je je richten op de belangrijkste processen terwijl je niet inlevert op functionaliteit.
Hoe kies ik het juiste ERP systeem dat past bij mijn budget?
Het kiezen van het juiste ERP systeem dat binnen jouw budget past, kan een uitdaging zijn. Om te beginnen is het belangrijk om een grondige analyse te maken van de behoeften van jouw bedrijf. Identificeer welke modules en functies essentieel zijn en welke optioneel zijn. Vervolgens kun je verschillende ERP systemen vergelijken op basis van prijs en functionaliteit. Praat ook met andere bedrijven in jouw branche om hun ervaringen en aanbevelingen te horen. Op die manier kun je een weloverwogen beslissing nemen die past bij jouw budget en jouw bedrijfsbehoeften.
Conclusie
De kosten voor een ERP systeem kunnen behoorlijk uiteenlopen. Afhankelijk van de complexiteit van de bedrijfsprocessen, het aantal gebruikers en benodigde koppelingen via API’s, kan de investering variëren van €20.000 tot meer dan €500.000. Door rekening te houden met de verschillende elementen, functies en kostenfactoren, kun je een ERP systeem kiezen dat past bij jouw budget en bedrijfsbehoeften. Met de juiste keuze kun je een ERP systeem implementeren dat je helpt om jouw bedrijf naar een hoger niveau te tillen en je werk een beetje makkelijker te maken. Kies je voor een no-code oplossing van een software ontwikkelaar als Koohd? Dan kies je voor het beste van 2 werelden: de lage investering van een standaard pakket en de uitgebreide mogelijkheden van een maatwerk pakket.
